¿Cómo tener mayor control del ciclo de compras y ventas de tu negocio?

Autor: Ekomercio Comunicación

Con la implementación de soluciones EDI es posible automatizar el ciclo de compras y ventas de un negocio, con el fin de disminuir tiempo en los procesos logísticos y evitar errores en el intercambio de información.

El ciclo de compras y ventas de un negocio está conformado por un conjunto de procesos comerciales, en los que se gestiona desde el pedido hasta los pagos del cliente.

Es fundamental tener un control de ventas para que el proceso funcione de la manera más eficiente y precisa posible, por lo que muchas empresas han implementado herramientas que facilitan el Intercambio Electrónico de Datos (EDI)en sus organizaciones, para automatizar gran parte de su ciclo y tener un mayor control de ventas.

Los resultados de una encuesta realizada por Cleo en 2020 mostraron que el 88% de las empresas encuestadas perdieron pedidos el último año, el 74% de las empresas indicaron que perdieron más ingresos debido a problemas de integración e intercambio de información en 2020 que en 2019, y casi el 10% perdió un millón de dólares o más a causa de esto.

¿Qué es un sistema de control de ventas?

Este es un proceso clave para que las empresas logren el éxito, en cuanto a ingresos y retención de clientes. Este sistema, consta de los siguientes pasos:

  1. Pedido: Con un sistema de gestión de pedido eficiente se garantiza que no haya retrasos en el envío, ni pérdida de tiempo con el reingreso de estos.
  2. Cumplimiento de pedido: Para realizarlo en forma, es necesario implementar un sistema de control de ventas para que, con los avisos anticipados de embarque, los recolectores sepan exactamente dónde encontrar todos los artículos en el almacén.
  3. Envío del pedido: Ya con la recepción de la órden de compra, se imprimen las etiquetas con las especificaciones del producto, para tener mayor control en su traslado, por medio de un código de barras.
  4. Emisión y envío de facturas: Es necesario tener conocimiento en tiempo real del estatus de cada factura.
  5. Pago de factura: Al tener mayor control del estatus de cada factura es más rápido y fácil recibir el pago. Lo que permite contar con un mejor control de tu cartera de proveedores.

Cometer errores durante este proceso implica un gran número de problemas y dolores de cabeza al querer corregirlos. Desde tener que regresar un embarque al proveedor, hasta hacer ajustes en la contabilidad por diferencias en la facturación.

Todo esto genera extender el ciclo con más operaciones no planeadas, lo cual se traduce en pérdida de tiempo y aumento de costos.

¿Beneficios de las soluciones EDI en el ciclo de ventas?

Con la alineación de la información, entre la cadena de ventas y sus clientes, es posible fortalecer las operaciones de las empresas, mejorar su productividad y conseguir los siguientes beneficios:

  • Eliminar errores causados ​​por la introducción manual de datos
  • Recepción rápida de documentos para tener una ventaja sobre la competencia
  • Mejor flujo de caja al recibir los pagos de forma más rápida
  • Mejora en la planificación debido a la recepción más rápida de transacciones comerciales precisas y completas
  • Mejor relación con los socios comerciales
  • Los niveles de inventario se reducen mediante ciclos de entrega y procesamiento de pedidos más cortos
  • Se reduce la conciliación costosa y laboriosa de facturas y pedidos

Al final, obtener resultados favorables requiere de una fusión de tecnología, buena gestión de procesos y colaboración entre las áreas de cobranza, facturación y almacén.

Sterling Commerce calcula que el costo promedio de una factura generada de forma manual puede oscilar entre $12 y $ 30 USD. Al automatizar la facturación, el costo se puede reducir a solo $3.50 USD, además las soluciones EDI ayudan en acelerar sus ciclos comerciales en un 61%.

El objetivo es que estas áreas cuenten con la información precisa y en tiempo real en cualquier momento, más allá de los datos interconectados, es necesario realizar facturación digital, gestión de envíos, órdenes de compra, generar avisos anticipados de embarque, recibos de mercancía, etc.

Las soluciones EDI de Ekomercio, con herramientas como Order to Cash, permiten a tu empresa dar seguimiento a todas las transacciones que integran las cadenas de suministros, en todas las operaciones de compra y venta de productos y servicios. Conócela y aumenta tus ingresos.

 

 

 

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