Dentro de una cadena de suministro podemos encontrar documentos que necesitan intercambiarse de forma inmediata como lo son las ordenes de compra, avisos de embarque y facturas electrónicas.
Más allá de hacer una conciencia empresarial, se deben considerar todas las ventajas que ofrece un sistema de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) que nos ayude a automatizar algunos procesos y así evitar contratiempos con nuestro socios comerciales.
El no trabajar con EDI dentro de la empresa puede llevarte por un camino sumamente laborioso, tardado y costoso, pues al transmitir los documentos ya mencionados (orden de compra, un aviso de embarque y factura), los proveedores o cadenas comerciales pueden no darse cuenta que existen fallas en la captura de información y es posible caer fácilmente en algunos de los principales errores al momento de este traspaso de datos:
- Errores en los precios
- Aplicación errónea de descuentos
- Mermas en transporte
- IVA mal aplicado
- Producto no solicitado
- Cantidades faltantes o excedidas
Rezago empresarial
Estos errores se reflejan en el tiempo (horas hombre) requerido para corregir las ordenes de compra, facturas, entre otros documentos e involucra operaciones del personal del almacén, de ventas, compras y hasta administrativos, además de que se tienen que hacer ajustes contables en cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
No todo está perdido, EDI es el camino
Los proveedores y cadenas comerciales cada día comprueban la gran ventaja de mantenerse actualizados, pues se refleja en mejores tiempos de entrega de mercancías, hay un mejor control sobre las facturas emitidas, se minimizan los problemas en el área de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, se reduce la cartera vencida, entre otros tantos beneficios.
