Ya todos sabemos que una factura electrónica es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar y que todos estamos obligados a emitirla sin importar el giro de negocio al que nos dediquemos o si somos independientes. ¿Pero, conocemos los beneficios de la factura electrónica? De inicio, por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
La facturación electrónica funciona por medio de una cadena original, esto es, un código inviolable de identificación que garantiza que cada factura es auténtica, íntegra y única. Este código es generado por el sistema, certificado por un PAC y aprobado por el SAT.
A 15 años de su nacimiento, tal parece que la industria de la facturación electrónica sigue siendo un misterio para la gran mayoría de los mexicanos.
Sin duda, todos sabemos que existe, pero la mayoría no saben cómo funciona y qué impacto tiene en nuestro día a día.
Por un lado, los vemos como “aliados” del temible Servicio de Administración Tributaria (SAT), pero por otro hay que subrayar que han facilitado el día con día de nuestras operaciones comerciales.
La industria de la facturación en México ha contribuido a que miles de mexicanos, operadores de negocios, se suban a la era de la informática generando información de sus propias empresas, lo que antes era complicado de obtener o simplemente no la tenían.
En el 2003 se abre la puerta para incluir en la ley el modelo con las siguientes tres condiciones:
- No puede haber monopolio, para eso, la estructura de datos y la propiedad intelectual tenía que estar abierta para todos.
- Que existiera un servicio gratuito, ya que el SAT no podía obligar a los contribuyentes a que compraran “a fuerzas”.
- Que los certificados que se utilizarán para sellar las facturas fueran emitidos por el SAT para darle a su vez una validez jurídica al documento.
Así, en el 2004, nace la opción, o facilidad, para poder utilizar la factura electrónica en México.
Al paso de 10 años, en 2014, después de madurar el modelo, se da la obligatoriedad, dando inicio a una industria que hoy cuenta con cerca de 80 participantes generando empleos para miles de personas, al mismo tiempo que generó grandes beneficios para el país.
A 15 años de su nacimiento, la industria de la facturación en México ha impulsado con agilidad las operaciones comerciales, ha contribuido fuertemente aumentando la recaudación de impuestos y ha reducido significativamente al Gobierno la dependencia de los ingresos petroleros.
Habría que agregar que, el modelo, ha generado una base de información que ha permitido rastrear y traer a justicia a personas que realizan actividades de procedencia ilícita.
También, ha creado servicios de analítica de datos comerciales y una contabilidad mucho más exacta que la que ofrecen los mismos Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERPS, por sus siglas en inglés) ya que el origen viene directamente de la transacción y no de la interpretación, de los diversos documentos.
Beneficios
El principal beneficio que obtienes de utilizar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI’s) es que estarás cumpliendo con la legislación fiscal vigente.
Por otra parte ahorrarás en costos operativos, una factura en papel puede llegar a costar hasta 120 pesos, mientras que la Factura Electrónica tiene un costo promedio de 10 a 12 pesos. Además, ahorrarás en espacio de almacenamiento físico y capital humano, evitarás el riesgo de extravío, entre otros.
Será más sencillo llevar un registro y bitácora de movimientos de manera electrónica Contarás con información en tiempo real y disponibilidad en línea
Otro beneficio directo del uso de facturas electrónicas es la optimización en las gestiones de la empresa. Al reducir los tiempos de la gestión, se consigue mayor eficiencia en el funcionamiento de la compañía. También se ahorra en espacio y se obtiene mayor seguridad y control sobre posibles errores.
Otro factor importante es que las facturas electrónicas representan un gran ahorro para el medio ambiente. Al ya no usar papel se evita no solo la tala de árboles, sino también se ahorra en la cantidad de agua necesaria para transformar esa madera en papel.
Los beneficios de la explotación de este recurso digital son :
1.-Eficiencia
Con este nuevo sistema de facturación es más sencillo y rápido generar comprobantes electrónicos para ser enviados a clientes o proveedores en cuestión de segundos, eliminando un proceso que anteriormente podía tardar varios días.
2.-Ahorro en el costo
Esto a largo plazo. Si bien en un principio se deberán de contratar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), así como invertir en computadoras e impresoras, mas el costo por cada factura emitida se reducirá drásticamente.
El SAT indica que la facturación electrónica implica un ahorro a los contribuyentes de un 85% por cada movimiento, puesto que un comprobante impreso puede costar hasta 120 pesos mientras que la factura electrónica cuesta en promedio entre 10 y 12 pesos.
3.-Seguridad
Dado que los comprobantes fiscales digitales por internet contienen 20 campos de seguridad y los comprobantes fiscales digitales 19, virtualmente ambos son imposibles de duplicar, falsificar o modificar, indica la fuente.
Al mismo tiempo, en caso de que estos sufrieran alguna alteración dicho cambio sería fácilmente identificado ya que los datos no coincidirían con la cadena original del comprobante.
Cada comprobante digital contiene un sello individual por parte del SAT y de algún PAC como una medida de resguardo a la información.
4.-Sin errores
La característica de que los comprobantes se capturen y envíen de manera digital, evita que se comentan fallas en su generación, captura distribución y almacenamiento, lo que a su vez facilita el proceso de factura y simplifica los procesos administrativos.
5.-Servicio al cliente
Este esquema de facturación electrónica ofrece mayor visibilidad de los procesos de compra-venta, con mayor eficiencia implicando menor tiempo para generar los comprobantes, lo que impacta de manera directa en el servicio al cliente.
Si decide empezar a emitir facturas firmadas electrónicamente para luego ampliar su sistema de acuerdo a la cantidad de operaciones que realiza al mes, sería recomendable contratar un programa de firma electrónica y un certificado expedido por un prestador de servicios de certificación. De esta manera, aunque realice una inversión extra, podrá mejorar el sistema de expedición masiva de facturas electrónicas, notando de mejor manera los beneficios de la facturación electrónica.
Las ventajas que brinda la factura electrónica son muchas, sin embargo, el principal objetivo del cambio de sistema es garantizar seguridad en la expedición de facturas y permitir que los pagos de impuestos sean más confiables. Colateralmente los beneficios se extienden, pero tenga por seguro que una vez realizado el cambio, sus datos fiscales nunca estarán tan protegidos como con la factura electrónica.
¿Quiénes pueden o deben emitir una factura electrónica?
Podrán optar por emitir factura electrónica:
- Personas físicas y las personas morales que tengan certificado de firma electrónica vigente, indispensable para la factura electrónica y que deseen mejorar su sistema de facturación.
- Personas morales, sociedades civiles, así como asociaciones organizadas en fideicomisos
- Personas físicas con actividad empresarial, comercios y transportistas, con ingresos de más de 1.75 millones de pesos
- Personas físicas que presten servicios profesionales
- Personas que rentan bienes inmuebles cuyos ingresos hayan sido más de 300 mil pesos en el año anterior.
