La importancia de los avisos anticipados en la cadena logística

Autor: Ekomercio Comunicación

El Aviso Anticipado de Embarque es un documento, parte de las soluciones EDI, que ayuda a optimizar la gestión de los almacenes, al brindar detalles específicos de los pedidos como su contenido, el tiempo de entrega y el tipo de empaque, entre otros.

Este aviso, también conocido como ASN, por sus siglas en inglés, es un documento utilizado para comunicar a los clientes el estatus del pedido, en el que el proveedor envía un ASN al minorista para informarle que el pedido realizado está en camino al punto de entrega, lo que ayuda a reforzar la cadena de suministro, aumenta la eficiencia y mejora la satisfacción de los clientes.

El contenido y el formato del ASN dependerá de las exigencias y necesidades de cada cliente y de la información que el proveedor o socio necesite agregar, pero por lo general el ASN incluye la siguiente información:

  • Números de rastreo e información del servicio de paquetería
  • Información de la orden de compra
  • Códigos de barras impresos
  • Fecha y hora de entrega
  • Detalles del producto
  • Información sobre la ubicación
  • Detalles físicos del envío como el tipo de embalaje
  • Información sobre la transportación

 

No implementar este documento, en el proceso de recepción en un centro de distribución, puede provocar una serie de ineficiencias que pueden generar sobre costos, atrasos en entregas y mayor tiempo empleado en la recepción de mercancías, lo que puede provocar la insatisfacción de los clientes y por ende una mala calidad de servicio.

 

Importancia del ASN para la cadena logística

Las prácticas de envío y recepción basadas en el ASN ayudan a las empresas a cargar y descargar de forma rápida y precisa la mercancía, ya que al integrar los ASN de forma automática en el sistema de gestión de almacén de las empresas, se logra optimizar la clasificación y la gestión del inventario

También, el personal de recepción puede identificar instantáneamente al proveedor del envío al escanear el código de barras, para confirmar los datos de la orden de compra asociada y el contenido esperado, todo esto, en conjunto trae una serie de beneficios logísticos para la cadena de suministro, como los siguientes:

 

Mayor visibilidad de pedidos

El ASN tiene múltiples propósitos, uno de ellos es obtener mayor visibilidad del inventario entrante al almacén, lo que da certidumbre sobre lo que se recibe, cuánto tiempo tomó su llegada y cómo se ha empaquetado.

Una vez que el envío llega a la tienda, al centro de distribución o al almacén, este se puede recibir a través del escaneo de códigos de barras, lo que resulta en una rápida descarga y clasificación, en resumen, ahorro de tiempo y dinero.

Automatización de procesos

Los almacenes, exigen un ritmo de trabajo rápido, sin errores y con un sistema dinámico de clasificación de mercancías. Por esta razón los sistemas se deben automatizar para eficientar los procesos, como en el caso de los códigos de barras de las paletas, generados a partir de las etiquetas de envío, las cuales se pueden escanear para recibir toda la información necesaria de forma automática.

La mercancía entrante se puede coordinar con los requisitos de entrega saliente, disminuyendo algunos riesgos en momentos de alta demanda logística, lo que permite mejorar los costos a través de una planificación eficiente del transporte. Se cree que los costos de recepción se pueden reducir aproximadamente un 40% cuando se utilizan los ASN como parte de las soluciones EDI.

Al recibir el ASN, se puede informar, de ambos lados de la cadena de distribución, sobre cualquier diferencia entre lo que se solicitó y lo que se envió realmente, esto ayuda a eliminar cualquier error de verificación cruzada, que normalmente se presenta en la emisión de documentos de forma manual.

Reducir el inventario

Los ASN permiten disminuir los plazos de entrega y el stock de seguridad requerido, lo que recorta el inventario general del sistema. Los ASN deben estar vinculados a los datos de las órdenes de compra originales de la solución EDI, con la intención de validar la precisión del documento para que la cadena de suministro funcione de la forma ideal.

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Al eliminar la necesidad de comunicaciones en papel, durante la transferencia de datos, se mejora la gestión de inventario y los tiempos de respuesta para reducir los costos operativos, generar mayor satisfacción de los clientes y obtener mayores ingresos.

Las soluciones EDI de Ekomercio permiten la edición y el envío de Avisos Anticipados de Embarque a los socios comerciales, así como la confirmación de existencias con base en los inventarios. Con su implementación puedes obtener una reducción en tiempos de captura de hasta un 80%. Conoce todas nuestras soluciones.

 

 

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