El proceso para expedir mercancías

Gran parte de los procesos internos dentro de los almacenes consiste en mantener bien gestionada la mercancía, pero ¿qué sucede cuando esta es solicitada por un consumidor?

Entonces, surge la expedición de mercancías. Esta, consiste en el agrupamiento de los productos (o pedidos, conformados de uno o más bultos en función del volumen, peso, etc.), con el fin de que estos salgan de nuestro almacén y lleguen al cliente en perfecto estado y sobre todo en las condiciones pactadas de entrega y transporte, por lo que es necesario además, elegir el medio por el que será enviada la mercancía ya sea transporte propio o transporte subcontratado.

Las expediciones se ordenan en rutas de transporte que contienen uno o varios pedidos, de manera que una expedición pertenecerá a sólo una ruta de transporte.

¿Cómo funciona un sistema de expedición de mercancía?

Podría sonar muy complejo, pero a continuación explicaremos cómo funciona este sistema el cual podría adaptarse para cualquier tipo de empresa logística, sea cual sea su capacidad de producción: 

1. Comenzaremos por decir que cada pedido está identificado con un Nº de Expedición y uno de Salida con lo que se puede crear una etiqueta con código EAN que incluya los datos y facilite posteriormente la identificación.
2. En nuestro sistema dispondremos del Nº de Albarán que el cliente nos proporciona donde detallará las cantidades que requiere, la dirección y toda aquella información que pueda aportar para facilitar la entrega (contacto, teléfono, ubicación geográfica, etc.).
3. Es muy importante comprobar que el cliente nos informa de las condiciones logísticas de entrega, ya que la omisión de cualquier detalle suele ser la causa de un mayor número de incidencias relacionadas con entregas fallidas.
4. Algunas cuestiones como el tipo de vehículo en el que se trasladará la mercancía o si ha de llevar medios de descarga como trampillas elevadoras, son de vital importancia a la hora de realizar la entrega.
   Además, si la entrega ha de hacerse en lugares poco accesibles o con altura limitada, etc., pueden ser causa de entrega fallida por falta de información o incluso provocar perjuicios no deseados; lo que resulta peor si no se cuenta con un seguro de mercancías que ampare los riesgos que puedan suscitarse durante las operaciones de carga/descarga.
5. Si trabajamos como operador logístico del cliente expedidor y este transmite los pedidos por fichero informático, nuestro sistema traducirá su solicitud creando un número de pedido que será correlativo por orden de entrada y nos servirá para confirmar la entrega del cliente en caso de incidencia.
   Cuando la mercancía esté lista, el sistema creará otro número al que llamaremos número de Salida que también será correlativo y enlazará el pedido con la composición física de la preparación de la mercancía indicando referencias, lotes, cantidades preparadas y ubicación del momento de la preparación.
6. Una vez preparada la salida, se genera el número de expedición; con este se podrá localizar la entrega dentro de la ruta que se asignó. Este número será el que utilicemos para localizar en nuestro sistema cualquier cuestión relacionada con la entrega.

Usar el EDI en estos procesos podría facilitar y hacer de este sistema de expedición de mercancía aún más efectivo, pues la documentación correcta es esencial para conseguir una trazabilidad adecuada del producto, y qué mejor si esta documentación se puede intercambiar electrónicamente.

El proceso de automatización que se está produciendo en los almacenes está llevando a que esta gestión esté totalmente controlada, permitiendo una total fiabilidad en el etiquetado final de las expediciones.