El inventario y su relación con otros departamentos

Autor: Ekomercio Comunicación

Las empresas que manejan productos cuentan con un área encargada de resguardarlos: el almacén. El almacén no es independiente de otros departamentos, pues requiere de ellos para llevar acabo exitosamente el abastecimiento, gestión y expedición de la mercancía.

A continuación te mostramos cómo es que se relaciona el inventario con los otros departamentos y su importancia:

  • Logística y control de inventarios. Es el área con la que más se tiene comunicación, ya que de forma habitual (casi en todas las empresas), es quién controla la gestión física de nuestro producto: cuando llega al almacén, su verificación, control, movimientos, custodia, etc. Pero este control no significa decidir cuánto stock tenemos o debemos tener; la planificación es una parte importante para decidir el stock del que vamos disponer de forma permanente o en un periodo específico para tener la máxima disponibilidad teórica posible.
  • Producción. Este departamento facilita la continuidad del proceso productivo, ya que tiene un control de la materia prima.
  • Compras. La decisión de cuánto hay que comprar o aprovisionar pertenece a esta área y afecta de forma muy directa al nivel de inventario, primordialmente al decidir las cantidades mínimas y/o lotes de compra. Estas cantidades pueden provocar que nuestro inventario esté muy por encima (exceso de inventario), cuestión que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta cuando realizamos las previsiones de nuestro valor óptimo.
  • Contabilidad. Esta área realiza los movimientos de recibo, almacenamiento, despacho y facturación; además contabiliza los productos que solicita cada cliente, los pedidos que hacen los proveedores, etc. Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según los sistemas existentes.
  • Marketing y/o Ventas. Existen dos acciones que afectan de forma más directa al inventario. La primera es la creación de nuevos productos, pues nunca está muy claro qué aceptación tendrán en el mercado, por lo que decidir cuánto almacenar es complejo al carecer de históricos.
    La segunda es el lanzamiento de campañas o promociones que en ocasiones conllevan a una acumulación de stocks no previstos para atender el aumento de demanda en épocas determinadas.
  • Control de calidad. La forma de almacenamiento es esencial para la calidad del producto, mantener el almacén limpio y en buenas condiciones es vital. Además, es necesario hacer las revisiones necesarias al momento de la salida de la mercancía para que el producto no sufra ningún inconveniente.
  • Finanzas. Aquí se analiza una cifra global decidida en función de intereses contables y, a veces, no logístico; esta cifra, suele relacionarse con la de ventas.
  • Transporte. Reparte los pedidos de nuestros clientes y los lleva a su respectivo destino.

Como podemos ver aunque todas las áreas realizan sus propias actividades, todas están conectadas.

Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según la comunicación y la sinergia que tenga con los otros departamentos, de aquí también la importancia de trabajar con un sistema EDI para mantenerse comunicados e interconectados.

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