Consejos para tener una contabilidad ordenada

Autor: Ekomercio Electrónico

Llevar una contabilidad administrada y ordenada de tu empresa te permite conocer en todo momento la salud financiera de la misma y te ayuda a tomar decisiones estratégicas.

Las labores de un contador, ya sea interno o externo, incluyen más que elaborar las declaraciones fiscales y hacer los pagos de impuestos.

Su papel en el registro de ingresos y egresos, la estimación del valor de activos y pasivos, la determinación de costos y del nivel de rentabilidad del negocio, así como la evaluación de sus riesgos financieros y la forma de compensarlos, puede determinar el éxito o fracaso de tu empresa.

Ventajas de una contabilidad ordenada

Tener tus cuentas en orden ofrece a tu negocio los siguientes beneficios:

  • Ofrece conocimiento profundo sobre la situación económica y financiera de tu negocio.
  • Ayuda a prever riesgos financieros y facilita la planeación financiera.
  • Da un mejor entendimiento de los costos y gastos.
  • Optimiza el uso de recursos para mejorar la rentabilidad.
  • Apoya en la toma de decisiones financieras.
  • Facilita la planeación fiscal y coadyuva en la reducción de la carga impositiva.
  • Permite la evaluación del nivel de endeudamiento adecuado para el negocio.

¿Cómo llevarla?

Para llevar una contabilidad administrada es importante seleccionar al profesional contable adecuado, que tenga visión estratégica del futuro y sea ordenado, pero también es necesario poner a su disposición toda la documentación pertinente, así como las herramientas tecnológica que faciliten su trabajo y garanticen la precisión de los registros.

Estos son algunos consejos útiles sobre cómo llevar una contabilidad ordenada en todo momento:

  • Digitalizar las operaciones contables. La emisión de facturas electrónicas es ya una obligación en México. Esto ha forzado a las empresas a adquirir software que, además de esa función, también ayuda a reducir errores en la introducción de datos, asentar y evaluar con precisión ingresos y gastos, estimar costos, etc.

  • Conjuntar los documentos por tipo. El orden requiere estructura, así que establecer categorías de documentos y luego archivarlos, manual o electrónica mente garantizará que siempre tengas a la mano los comprobantes que necesitas y que no quede ninguno sin contabilizar.

  • Archivar las facturas emitidas en orden secuencial. Cada factura tiene un número y registrarlas en ese orden, ya sean válidas o hayan sido anuladas, sirve para tener un mejor control de los ingresos.

  • Si tu negocio no emite facturas sino solo tickets de compra, es indispensable registrar y archivar los cortes de caja diarios y los reportes que emiten las cajas registradoras.

  • Revisar que la información coincida. Ya sean facturas o tickets de caja, todos los registros deben coincidir con el dinero ingresado en las cuentas de la empresa. Comprobarlo periódicamente ayudará a detectar errores a tiempo y facilitará la declaración de impuestos al final de cada periodo fiscal.

  • Verificar los saldos en cuentas bancarias para confirmar los depósitos y asegurarse de que las salidas estén justificadas. Asimismo, llevar un control de los cheques emitidos y las transferencias electrónicas realizadas.

  • Llevar un registro puntual de todas las adquisiciones y del manejo de la caja chica para controlar los  gastos y llevar a cabo los trámites fiscales aplicables.

  • Registrar oportunamente las deudas y verificar su pago a tiempo.

  • Administrar la nómina de la empresa y registrar los pagos por todos los conceptos de remuneración, así como realizar las retenciones impositivas aplicables a tiempo.

  • Registrar en la contabilidad solo las facturas emitidas a nombre de la empresa. Un error común es querer incluir comprobantes a nombre de los dueños, socios o empleados, pero esto puede acarrar engorrosos y costosos problemas fiscales.

  • Custodiar debidamente los libros de ingresos y egresos para que solo las personas autorizadas puedan tener acceso a ellos.

  • Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y verificar la procedencia de los ingresos y el destino de los egresos, tanto para fines financieros de la empresa como para estimar correctamente los impuestos a pagar en cada periodo.

El papel del outsourcing

Es tan especializada e importante esta labor contable para la salud financiera de tu negocio que es indispensable que cuentes con un contador que lleve en orden las cuentas y los documentos y que prevea riesgos financieros y adelante soluciones.

Si tu empresa es pequeña y no puede contratar a un asesor contable de planta, una buena idea es buscar un servicio de "outsourcing" que te brinde el mismo servicio externamente.

Para elegir un despacho contable externo, sigue estos consejos:

  • Selecciona uno que tenga oficinas en tu misma ciudad, pues muchos impuestos son aplicables localmente.
  • Busca recomendaciones de emprendedores o empresarios que conozcas y estén satisfechos con el servicio contable que reciben.
  • Pide a los despachos que estés considerando que te den una lista de sus clientes para pedir referencias.
  • Verifica que el despacho que vayas a elegir esté dado de alta ante el Colegio Mexicano de Contadores.
  • Pide cotizaciones de servicios y evalúa su costo en relación con las labores que realizará para tu empresa.
  • Busca una atención personalizada y disponibilidad constante.

Recuerda que no puedes dejar todo en manos ajenas. Es importante que tengas conocimientos básicos de contabilidad para que puedas evaluar el servicio que te dan y verificar que tu empresa está cumpliendo en tiempo y forma con sus obligaciones fiscales.

Para tener un control debes:

  • Dar seguimiento a los libros contables, los pagos hechos, los ingresos registrados y el manejo de los valores de la empresa.
  • Solicitar los certificados emitidos por las dependencias públicas tras el cumplimiento de tus obligaciones.
  • Pedir reportes periódicos acompañados de documentos comprobatorios.
  • Celebrar reuniones frecuentes de evaluación.

Más allá de los consejos de contabilidad y sobre el tipo de servicio que debe darte un contador están los documentos que debes tener siempre a la mano.

En caso de entregar la gestión contable a un despacho externo, la documentación que debe conservar tu empresa es:

  • Documentos de constitución de la empresa
  • Registros de pagos de impuestos
  • Contratos
  • Documentos oficiales relativos a la autorización para el desempeño de su actividad

Y entre los que deben volver a la organización poco después de su uso para la contabilidad están:

  • Facturas emitidas y recibidas
  • Gastos generales (agua, electricidad, teléfono)
  • Pagos de impuestos
  • Estados de cuenta bancarios
  • Registro de empleados

La documentación que debe ser reguardada por el despacho contable incluye:

  • Contrato de prestación de servicios entre la empresa y el despacho contable
  • Libros fiscales y contables
  • Copia de los documentos de constitución de la empresa
  • Copia del registro de empleados

Una contabilidad ordenada permitirá la toma de decisiones financieras oportunas e informadas que ayudarán al buen uso de los recursos y mejorarán la rentabilidad y competitividad de tu negocio.

Contrata a un buen contador o busca los servicios de outsourcing de un despacho contable confiable para que siempre cumplas a tiempo con tus obligaciones fiscales pero también para tener en todo momento la información que te permita realizar una planeación estratégica eficaz.

Facilidades administrativas

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