La contabilidad es una de las áreas funcionales de mayor importancia para cualquier empresa. Mediante su correcta ejecución es posible llevar el control y tener conocimiento detallado de toda la gestión del negocio.
La contabilidad electrónica no es más que llevar los registros y asientos contables a través de medios y sistemas electrónicos e ingresar de forma mensual toda la información de acuerdo con los requerimientos del SAT.
Puede resultar tedioso y complicado. Sin embargo, mantener al día todo el registro contable es de suma importancia para el desarrollo del negocio y llevarlo de manera electrónica será la mejor solución, pues este proceso te permitirá acceder de forma segura a toda la información relacionada desde cualquier dispositivo, con el beneficio de poder otorgar permisos de acceso a tu personal de confianza.
Desafíos de no llevar contabilidad electrónica en una empresa
La contabilidad tradicional requiere que todas las anotaciones, facturas y otros documentos financieros estén hechos a mano.
En cambio, la contabilidad electrónica permite a los usuarios ingresar información en software de programas de contabilidad.
La contabilidad electrónica produce información más rápida que la tradicional, los paquetes de software contable vienen con bases de datos incorporadas que permite ingresar toda la información de forma rápida y segura.
Los sistemas tradicionales son más propensos a tener errores matemáticos y a la equivocación de ubicación de números.
Al utilizar un sistema digital, la información de tu empresa se calcula de forma automática basada en los números que ingreses.
En el sistema de contabilidad manual debes preparar el estado financiero de tu empresa, el balance general y el estado de ganancias y pérdidas partiendo de la información que se registra en libros y registros físicos, por lo que la inversión de tiempo es muy grande y el margen de error es alto.
Los sistemas electrónicos te permiten que los estados contables se puedan crear partiendo de información almacenada en la base de datos durante todo el ejercicio económico, y solamente bastarán unos minutos para obtener estados financieros actualizados y sin errores.
Los sistemas contables electrónicos, como los que ofrecen en https://www.ekomercio.com.mx/ permiten ahorrar grandes cantidades de dinero y tiempo a las empresas.
El sistema tradicional exige que el departamento de contabilidad sea muy grande, requiriendo la contratación de varias personas para que lleven los registros de manera eficiente y ordenada, de todas formas, la elaboración de estados contables y otros informes requerirá de muchas horas de trabajos y un sinnúmero de quebraderos de cabeza.
Principales ventajas de la contabilidad electrónica.
- Ahorro económico y de papel. Los libros contables se generarán de forma electrónica, los asientos estarán vinculados al sistema de facturación por lo que podrás reducir gastos tanto de impresión como de elaboración.
- Resguardo eficaz de la información. El resguardo de la información se podrá hacer de muchas formas y podrás guardar la información en dispositivos, sistemas de resguardos físicos o en la nube.
- Manejo positivo de los archivos digitales electrónicos. La administración de tus archivos de contabilidad electrónicos será muy sencilla, ya que podrás tenerlos disponibles de forma fácil y rápida. Así como haces con los sistemas de facturación electrónicos, podrás administrar tus documentos contables de forma personal o designar a una persona para que se encargue de ello.
- Facilidad al realizar procesos fiscales. La facturación tradicional ha obligado a realizar distintos trámites fiscales de forma personal, obligándose a hacer largas filas o a llevar documentos a ciertos lugares. Con la contabilidad digital y los sistemas de facturación estas gestiones se podrán realizar desde la comodidad de tu oficina.
Software de contabilidad electrónica
Hoy en día los softwares de contabilidad para las empresas son considerados entre las mejores inversiones que se pueden hacer porque estamos hablando de procesos automatizados que te permitirán ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.
Ahora bien, todo contador debería tener uno de estos softwares, ya que tiene en este sistema una herramienta que simplificará su trabajo, por lo que podrá ofrecer mejores y más eficientes servicios y esto permitirá el crecimiento de su cartera de clientes.
Gracias a esta valiosa herramienta tecnológica el trabajo de un contador se reduce a verificar y comprobar que los datos en un software de contabilidad electrónica simplemente hayan sido registrados correctamente.
La contabilidad electrónica tiene como objetivo lograr procesos administrativos más eficientes y baratos al reemplazar los asientos contables, así como los registros y libros de papel, por archivos generados de manera digital, porque ni siquiera será necesario imprimir los informes y tan solo bastará con generar los archivos correspondientes y enviarlos por correo electrónico.
Sistemas de facturación
Los sistemas de facturación electrónicos son también un excelente aliado que van vinculados al sistema de contabilidad y a los diferentes departamentos de la empresa que se vean involucrados en el proceso de venta, como es el caso de control de inventarios.
Un sistema de facturación eficiente registra en una misma operación los impuestos derivados de la venta (como el IVA), deduce del inventario la mercancía vendida y hará el ingreso que corresponda al activo circulante por el monto recaudado en la transacción.
Su uso reporta otra serie de ventajas como:
- La posibilidad de incluir procesos periódicos que ayuden a no repetir procesos.
- La posibilidad de unir dos procesos como es la facturación y la contabilidad de forma que ambos procesos se complementen y faciliten el trabajo.
- La posibilidad de añadir al programa de contabilidad digital una base datos más extensa.
