Mejorar tu estrategia multi-canal mediante un buen control de tu inventario, llega a resultar un poco complicado, aquí te damos algunas recomendaciones para mejorar el control en tu inventario.
Tener un control de Inventarios casi en su totalidad puede parecer imposible para algunos, pero es posible siempre y cuando conozcas los métodos o sistemas que te pueden ayudar a tener una mejor optimización del inventario al que al día de hoy has llevado; lo cual podrá ayudarte a tener una organización exitosa.
Existen muchos sistemas de control que pueden ayudarte a ti en el mejor control y conocimiento de tu inventario, pero un ejemplo de un sistema sencillo que permite una perfecta clasificación de tus artículos en el inventario, es un análisis ABC. Antes de elegir un sistema de control de inventarios es importante conocer los pasos necesarios para que su implementación sea lo más fácil posible y que con el paso del tiempo evite errores.
Existen 7 pasos que consideramos primordiales para lograr una implementación de un sistema de control de inventarios exitosa, evitando errores con el paso del tiempo, estos pasos son:
1. Limpieza y depuración de los inventarios
Es muy importante tener un catálogo actualizado, es decir que este al día ya que aquellos productos repetidos, o los que ya no se manejan actualmente, deben de sacarse de la base de datos, ya que solo estarán llenando nuestro almacenamiento y complicando un procesamiento adecuado de esta información, la cual es la base del éxito de los siguientes pasos que te recomendamos.
2. Disponibilidad de la mercancía para el cliente
Existen dos factores clave que permitirán tener un inventario siempre disponible sin llegar al punto de una saturación de mercancía o una baja rotación de inventario, estos dos factores son:
- El primer punto es conocer la frecuencia de compra: ¿cada cuánto tiempo se solicita mercancía?, ¿qué cantidad se debe comprar? ¿qué cantidad se vende a cada proveedor? en promedio ¿cuánto tarda en venderse el producto ofrecido? Considerando costos, la rotación del producto, volúmenes, etc., se puede decidir la frecuencia con la que se compran los productos nuestros socios comerciales.
- El segundo punto es conocer el tiempo de entrega de tu proveedor, es decir una vez que tú solicitas el pedido cuantos días, horas o semanas llega el producto a tus manos y a tu almacén, para conocer este dato puedes revisar el histórico de entrega de los productos por parte de tus proveedores.
Conociendo esta información, puedes definir los días de inventario, por ejemplo para un inventario de 70 días:
10 días (tiempo de entrega de proveedor) + 60 días (frecuencia de compra) = 70 días
Estos datos no son exactos ni aplican para todos, pero este ejemplo puede ayudarte a tener un panorama mejor de tu inventario. Por lo tanto, para poder tener disponible la mercancía debes realizar tus compras cada 60 días con base a embarques, descuentos y capacidad de tu almacén.
3. Tener al menos 3 categorías dentro del inventario
Estas 3 categorías brindarán un panorama más amplio del tipo de productos con el que se cuenta, así como su gestión. Estas categorías no son obligatorias, sin embargo, puedes considerarlas dentro de tu inventario y se pueden dividir en:
- Mercancía especial o sobre pedido. Tener este tipo de productos en tu inventario es igual a tenerlo detenido, pues no se sabe cuándo se venderá por lo tanto sólo en caso de que el cliente lo solicite se podrá asignar un espacio el cuál será temporal mientras se realiza en envío.
- Mercancía momentánea. Estos productos podrían ser los que no son constantes en su venta; aumentan o disminuyen por temporadas o de acuerdo a las requisiciones de los clientes.
- Mercancía de Alta Rotación: Estos productos tienen un nivel de venta estable y constante durante todo el año; comúnmente suelen estar siempre en tu almacén, es posible hacer al menos 6 compras por año para resurtirlo.
4. Analiza la información obtenida con tus inventarios actuales
Sólo de esta forma sabrás con certeza qué productos se encuentran en su máximo o mínimo nivel, quizá te encuentres con productos estancados, con productos que fueron devueltos y no has logrado acomodar con otra venta o con otro proveedor, este análisis lo debes realizar frecuentemente con el fin de realizar alguna promoción, estrategia de venta, Cross- selling o algún otro, y así evitar un desabasto respectivamente.
5. Aprovecha las requisiciones para solicitar diversas órdenes de distinta categoría
Para lograr este paso es importante monitorear tu mercancía en tiempo real, pues en caso de requerir un producto se puede aprovechar el espacio y costo del transporte realizando varios pedidos de artículos incluso de diferentes categorías en vez de hacer varias compras por separado, además lograrás se ahorra tiempo.
6. Identifica los puntos de re-orden, máximos y mínimos
Tener un stock al día, organizado, pero sobretodo con la mercancía correcta en cantidades necesarias, es lo mejor que puede pasar a tu empresa, evitas flujos de dinero o dinero estancado, para esto te recomendamos que identifiques los siguientes puntos:
- Puntos de re-orden. Es el nivel de existencias en el cual es necesario realizar una orden de compra, es decir cuando uno de tus productos está por terminarse y sabes que pronto llegará un pedido de un proveedor, o bien la cantidad que tienes no es la suficiente para un pedido normalmente.
- Stock máximo. Es la cantidad mayor permitida de ese producto en tu inventario. (con los productos de temporalidad, es importante considerar con mucho cuidado el nivel máximo para evitar un exceso de inventario que te genere costos de almacenamiento si el producto tarda en ser vendido o peor aún durante esa temporada no se vende o sale el exceso que tiene).
- Stock mínimo. Es la cantidad mínima a tener de tu producto para no correr el riesgo de desabasto, lo cual te ayudará a no quedar mal con un proveedor al no entregar la mercancía necesaria al no poder abastecer el pedido en tiempo y forma.
7. Información al día
Es vital tener revisiones periódicas de los inventarios y que estos estén actualizados constantemente ya que los productos tienden a cambiar de acuerdo al comportamiento del mercado, además, sólo de esta manera tendrás la seguridad de que cuentas con información confiable con la cual puedes hacer una buena toma de decisiones.
Explotar los beneficios que trae un buen sistema de control de inventarios se verá reflejado en aspectos como la disminución considerable en costos, una mayor rotación del flujo de efectivo, la detección oportuna de merma y pérdida de mercancía así como un servicio al cliente altamente competitivo, por mencionar algunos aspectos.
