¿Cómo administrar las prestaciones de nómina del IMSS en tu empresa?

Autor: Liliana Rangel

Administrar las prestaciones de nómina de tu empresa ahora es muy sencillo, al automatizar este proceso descubrirás las ventajas que te ofrece trabajar con un proveedor administrativo IDSE y la administración de tu plantilla laboral dejará de sufrir los inconvenientes de hacerlo a mano.

Seguramente has vivido los contratiempos que presenta el Instituto Mexicano del Seguro Social, para realizar trámites de prestaciones de nómina de tu empresa y trabajadores, pero ya puedes estar tranquilo.

Este artículo te brindará las herramientas necesarias para conocer todo acerca del IDSE, administrar las prestaciones de nómina del IMSS en tu empresa y así descubras las ventajas de contratar un proveedor para gestionar tus diligencias administrativas en ese sentido.

Aunque sabemos que ya tendrás información sobre los servicios del IDSE en México, queremos aclarar los conceptos relacionados con la misión de esta entidad.

Las siglas IDSE, correspondientes a IMSS desde su empresa, es un servicio por medio del cual un patrón puede gestionar trámites ante el Seguro Social para sus trabajadores.

Es decir: enviar información sobre estatus de un trabajador, modificaciones a su salario base, baja o reingreso.

 

También sirven para descargar:

  • La Emisión Mensual Anticipada (EMA),
  • La Emisión Bimestral Anticipada (EBA),
  • La determinación de la prima de riesgo,
  • La confronta de la información de tu empresa contra la del IMSS
  • Y demás trámites sobre las prestaciones reconocidas socialmente como:
      • la salud, vejez o discapacidades.

Y todo lo anterior queda solucionado si contratas un sistema de automatización de prestaciones de nómina, para que exista una comunicación más directa entre tu empresa y el IMSS.

Conceptos asociados para acceder al IDSE

Comencemos por aclarar los conceptos básicos para luego explicarte las ventajas que obtendrás al contratar un sistema de administración de prestaciones de nómina eficiente.

Para comenzar debes saber que las empresas están obligadas a tramitar:

  • Certificado Digital y su Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), mejor conocido como: llave privada.

Éste código se forma de varios caracteres asociados al Registro Patronal y al Certificado Digital, del cual tiene registro el IMSS.

El NPIE sirve para acceder al sistema y así identificar el Registro Patronal de una empresa.

Al gestionar un Certificado Digital también se asigna un usuario y contraseña.

Con los elementos descritos puedes realizar diligencias y procedimientos electrónicos que correspondan a las prestaciones de nómina de tus empleados afiliados al IMSS.

 

También se pueden requerir:

  • Certificados Digitales Adicionales, para que se puedan realizar trámites electrónico simultáneos a nombre del patrón o representante titular del certificado.

Dicho representante, como sujeto obligado, deberá tener un Registro Patronal Único (RPU), que le otorga la potestad para controlar diversos centros de trabajo y cancelar uno o varios certificados digitales.

Todos estos procesos los puedes gestionar con ayuda de un proveedor de servicios para administrar las prestaciones de nómina del IMSS en tu empresa.

 

Conceptos y trámites que se pueden realizar en el IDSE

Además de la transferencia de información de una empresa al IMSS, sobre estatus de un trabajador, modificaciones a su salario base, baja o reingreso.

Comentamos al inicio del artículo que se pueden descargar los siguientes documentos:


  • Emisión Mensual Anticipada (EMA):

Es una cédula que contiene la información para realizar el pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS.

Ésta contiene los datos y los cálculos correspondientes a un mes, pues como su nombre lo indica es mensual.

Dichos pagos corresponden a:

  • enfermedad y maternidad,
  • riesgo de trabajo,
  • invalidez y vida,
  • guardería y
  • prestaciones sociales.

  • Emisión Bimestral Anticipada (EBA):

En éste caso, la cédula contiene la información para realizar pagos correspondientes al bimestre y los cálculos se refieren a los pagos de:

  • Cesantía en edad avanzada y vejez e
  • Infonavit.

También sirve como instrumento de consulta de:

  • Determinación de la prima de riesgo
  • Confronta:

Es una herramienta que permite al patrón cotejar que los pagos de cuotas obrero patronales estén bien generados y estas aportaciones se destinen al empleado con el Número de Seguridad Social (NSS) destinado.

Ésto para evitar futuras contingencias ya sea con el empleado o con la autoridad (IMSS o Infonavit).

 

Otros trámites que debes realizar en el IDSE son:  

  • Cierre de la empresa: significa cancelar el Registro Patronal Único (RPU) ante el IMSS, para ello el trámite debe hacerse con 90 días naturales de anticipación.
  • Aviso de huelga: se debe notificar al IMSS sobre el estallido de huelga en tu empresa.
  • Aclaración Administrativa de Créditos Fiscales de Seguridad Social: Los patrones o sujetos obligados pueden solicitar aclaraciones para corregir errores, avisos afiliatorios, certificados de incapacidad u otros sucesos para así evitar conflictos legales.
  • Status sobre el cumplimiento por parte del patrón de sus obligaciones fiscales en materia de Seguridad Social.
  • Para quienes estén inscritos al Régimen de la Incorporación Fiscal (RIF) pueden solicitar los beneficios y estímulos por incorporarse a la seguridad social

Principal conflicto de una empresa con el IDSE
Sabemos que el principal aprieto de una empresa con el proceso de envío de documentos, es por la comunicación de la página del IDSE.

Esto se produce principalmente porque durante los primeros 5 días del bimestre se origina una circulación excesiva de documentos en el sistema, lo que generalmente provoca una saturación y lentitud en esta vía de transferencia.

Y debido a que éste trámite no puede superar los primeros cinco días del mes, se vuelve extemporáneo.

Por ello es importante que contrates un sistema que te permita administrar las prestaciones de nómina del IMSS en tu empresa de manera automática.

En cuanto el IDSE recibe los documentos envía una respuesta en un archivo PDF, donde se notifica a la empresa los registros aceptados y rechazados.

Lo cual resulta inconveniente en algunos casos, pues se tienen que volver a capturar los datos y realizar nuevamente el envío.

Situación que no sucede cuando gozas de los beneficios que te brinda un proveedor de administración de nómina, pues por medio de la captura en la base de datos inteligente, no sufrirás llenando campos con códigos incorrectos.


Para evitar este y otro de percances lo mejor es contratar un proveedor para gestionar tus diligencias administrativas.

 

Ventajas de contratar un proveedor que administre las prestaciones de nómina


La finalidad al contratar un sistema que te permita administrar las prestaciones de nómina del IMSS en tu empresa, representa utilidades y eficiencia en el área de recursos humanos; pues se reducirán significativamente los tiempos de presentación y trámite de movimientos afiliatorios.

1. Con la implementación de un sistema totalmente automatizado que permita la comunicación directa entre el IMSS y tu empresa vía electrónica, lograrás mantener la información de las prestaciones de nómina de tu empresa controladas y con la confianza de contar con una base de datos libre de extravios o accidentes humanos.

2. También se agiliza la presentación de movimientos afiliatorios, ya que por este medio se pueden enviar los documentos las 24 horas de los 365 días del año. Así evitarás el servicio de mensajería, tiempo perdido en trámites que pueden resultar engorrosos, pues dependen de un horario de ventanilla fijo y restringido, así como los rechazos de avisos.

3. Como consecuencia al punto anterior, aumentará la eficiencia de movimientos afiliatorios y  disminuirán los índices de error y aclaraciones a tu empresa. 

4. La información de la base de datos estará al día, minimizando la posibilidad de error.

5. El área de recursos humanos disminuirá su carga de trabajo, pues al trabajar con un procedimientos automatizados se elimina el archivo en papel y el error humano.


Procedimiento para automatizar la administración de las prestaciones del IMSS

Una vez que gestiones y el Seguro Social te otorgue el Certificado Digital, Número Patronal de Identificación Electrónica, y Registro Patronal Único, podrás enviar a tu proveedor de administración de nómina del IMSS, tus documentos correspondientes a los movimientos afiliatorios desde las computadoras de tu empresa.

A partir de que diste de alta a tu negocio ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, puedes iniciar a enviar tu información los 365 días del año.

Entonces ya no debes preocuparte más que por recibir la notificación de su proveedor de servicios administrativos de nómina, con las cifras de los movimientos filiatorios enviados.

Luego de que el Seguro reciba los documentos del buzón y la confronte contra la base de datos, eliminará los que estén mal estructurados o incoherentes.

Procedimiento que se llevará a cabo a más tardar en un día hábil, excepto en casos de interrupción por suspensión oficial de labores o errores patronales.


Acto seguido, en el portal de tu proveedor encontrarás el:

  • Reporte de Movimientos Operados" AFIL06 y el
  • Reporte de Movimientos Rechazados" IDSE-04.

Así podrán realizar el ajuste de movimientos rechazados y notificarlo ante el IMSS en tiempo y forma.

 

Características de tu proveedor ideal

Es muy importante que verifiques los servicios que te ofrecen los diferentes proveedores de administración de nómina.

Como mínimo deben ofrecerte:

  1. Servicio de monitoreo de la plataforma, con atención las 24 horas los 7 días de la semana.
  2. Histórico de EMA’s y EBA’s así como cifras control con el número de altas enviadas
  3. Reporte de movimientos enviados, aceptados y rechazados.
  4. Amplia confronta, con la capacidad de identificar diferencias rápidamente y evitar capitales extras. Aquí  la lista:
    • Trabajadores por dar de alta en el IMSS
    • Trabajadores por dar de baja en el IMSS
    • Diferencias en Número de Seguridad Social (NSS)
    • Diferencias en nombre
    • Trabajadores duplicados
    • Trabajadores duplicados en Número de Seguridad Social (NSS)
    • Trabajadores con número de crédito diferente
    • Cifras control IMSS
    • Cifras control PRT
    • Movimientos con fecha diferente
    • Trabajadores por acreditar
    • Trabajadores con diferencia en amortización
    • Trabajadores con fecha de diferencia
    • Movimientos con salario diario integrado diferente

Con toda la información que te brindamos ahora ya tienes las herramientas necesarias para contratar a un proveedor que te ayude a administrar las prestaciones de nómina del IMSS en tu empresa, con el fin de evitar que caigas en cualquier inclumplimiento patronal laboral.

¡Te deseamos todo el éxito!

 

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