Utilizar un sistema de automatización para validar facturas permite a las empresas evitar errores y optimizar sus operaciones fiscales.
Durante la emisión de facturas, que presentan las personas físicas y morales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), es obligatorio que estas pasen por un proceso de validación, para verificar que la información que presentan sea verídica y legal.
Una de las principales razones por las que se lleva a cabo la validación de facturas es para prevenir posibles estafas por medio de documentos apócrifos. En estos casos si alguna de las partes incurre en la presentación de documentos inválidos se puede incurrir en un delito, tal como lo establece el artículo 113 del Código Fiscal mexicano:
"Se impondrá sanción de tres meses a seis años de prisión, al que adquiera comprobantes fiscales que amparen operaciones inexistentes, falsas o actos jurídicos simulados"
Proceso de automatización
Estando en plena era digital, resulta extraño que algunos negocios utilicen aún sistemas manuales para llevar a cabo estas tareas, pero afortunadamente cada vez son más las empresas que buscan alternativas de automatización para evitar errores y posibles sanciones. Esto lo pueden conseguir al implementar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Un PAC cuenta con la autorización de la autoridad fiscal para generar y procesar los comprobantes de forma digital. De esta forma pueden ofrecer un amplio catálogo de soluciones, como las siguientes para la validación de facturas:
- Verifican que los CFDI’s contengan los requisitos básicos para su validación, como lugar y fecha de expedición, importe correcto del gasto total, folio asignado, régimen fiscal acorde a el que tributa, etc.
- Revisan que el llenado del formato sea conforme el anexo 20 del SAT.
- Revisan la firma electrónica y sello para conocer si la factura está vigente y autorizada ante el SAT.
- Emiten el Folio Fiscal (UUID) obligatorio para la versión 3.3, el cual funge como identificador dentro del sistema.
Beneficios de automatizar la validación de facturas
Estos proveedores autorizados realizan la validación al revisar la integración del archivo XML, tomando como base los diversos estándares tecnológicos vigentes, los cuales han sido definidos por el SAT. Esta verificación automatizada ofrece grandes beneficios para la operación fiscal de tu negocio, como los siguientes:
- Recepción de CFDI en ventanilla 24/7
- Validaciones fiscales y validaciones comerciales
- Reducción de tiempos, lo que genera mayor productividad
- Agiliza los procesos de pago, aumentando la previsión y la liquidez
- Controla a todos tus proveedores en un solo portal
- Realiza validaciones fiscales y comerciales en automático
- Permite a los proveedores consultar desde su orden de compra hasta el pago
- Reduce los costos operativos
- Ayuda a evitar retrasos en los pagos y por ende evitar posibles sanciones
- Permite evitar errores en las facturas y aumenta la rapidez para solventar incidencias
- Te permite Imprimir y descargar tus documentos a través de múltiples filtros
Al implementar un esquema de timbrado a través de un PAC puedes tener la tranquilidad de que las facturas son válidas y efectivas, lo que evitará pérdidas económicas y de tiempo para tu negocio.
Es claro que la automatización en el proceso de emisión y gestión de facturas implica un costo de inversión, pero este retornará pronto, ya que además de ser fácil de usar se puede implementar un lapso corto de tiempo.
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