Uno de los problemas más comunes dentro de los almacenes es quedarse sin mercancía, pero qué pasa cuando sucede lo contrario y nos enfrentamos a una acumulación de inventario,
El exceso de inventario no es otra cosa más que la acumulación de stock en nuestros almacenes el cual sucede porque la rotación de algunos productos es sumamente baja, hasta llegar a ser nula.
¿Cuáles son los problemas más comunes de inventarios?
El inventario forma parte de los activos de la empresa, por lo tanto, la posesión de los mismos incrementa el valor de ésta. Pero estos activos están para lo que fueron adquiridos, su salida rápida a los mercados y si esto no se produce, el equilibrio financiero de la empresa se deteriora.
En pocas palabras, acumular producto en nuestros depósitos de mercancía conlleva una serie de costes, que dependiendo de su magnitud, pueden ser más que contraproducentes y provocar grandes problemas financieros.
Una vez que el producto entra a formar parte del activo de la empresa, puede comenzar el camino hacia el sobre stock. Son diferentes causas las que conducen a que parte de nuestro inventario termine siendo producto obsoleto.
Desde un aspecto logístico, buscamos siempre que el inventario se mantenga en niveles óptimos-estables, ofrecer el mejor servicio al cliente, es decir, queremos que cada requerimiento que nos solicite un cliente pueda ser cubierto en ese mismo momento y no tener que esperar a reposiciones.
Pero este simple hecho no siempre se maneja de manera idónea, pues existe una tendencia muy común a acumular inventarios de forma desproporcionada para cubrir carencias que tenemos en otras áreas.
A veces es más fácil para la empresa acumular inventarios, que examinar a fondo su Cadena de Suministro para detectar en qué fases realmente se encuentran las fallas que provocan esta acumulación de inventario.
Principales causas del exceso de inventario
Las razones por las que se produce un exceso de inventario también afectan a diferentes variables dentro de las organizaciones, estos los podemos resumir en:
- Costos logísticos. Ya que deben cubrirse costos de mantenimiento y almacenaje más elevados incrementando incluso los costos de manipulación interna en el almacén.
- Costos financieros. El problema más importante puede ser el costo financiero que supone para una empresa debe mantener elevados sus niveles económicos de stock pues en caso contrario puede surgir un problema con nuestro capital de trabajo o en el rendimiento, que se deja de obtener por no tener ese capital en inversiones más productivas.
- Mercancía obsoleta. Se refiere a que los productos con exceso en el inventario terminan siendo obsoletos, pues contablemente son pérdidas para la empresa durante un año de depreciación. Estas mercancías son existencias cuyo valor contable ha disminuido de forma parcial o total por su depreciación en el mercado al que va dirigido. Generalmente se establecen provisiones de forma anual para evitar pérdidas no previstas.
- Nivel de servicio. Esto se refiere a que mantenemos un nivel de inventario mayor en nuestros almacenes mientras brindamos un nivel de servicio bajo, lo cual va deteriorando la calidad de nuestra oferta. Lo anterior ocurre porque tenemos el inventario mal segmentado y se ha ido acumulando en donde ya no es interesante mantener stock.
- Desabastecimiento. Esto sucede cuando existen artículos de los que tenemos un valor excesivo provocando que no podamos mantener una reserva suficiente de otros más necesarios para nuestro ciclo de ventas.
¿Cuáles son las recomendaciones para controlar el inventario?
El exceso de inventario deja de ser un problema y se convierte en un desafío si se pueden controlar y considerar las siguientes acciones:
- Elaborar de forma anual objetivos por líneas o línea de negocio, teniendo en cuenta la situación actual del producto: lotes de compra, compras en otros países, ciclos de vida de producto, etc.
- Realizar un sistema de clasificación de artículos que nos permita gestionar de forma eficaz aquellos productos que puedan tener una mayor probabilidad de generar exceso de inventario.
- Crear un informe que periódicamente nos ofrezca una valoración de la cantidad y valor del exceso por SKU y por línea de negocio.
- Coordinación eficaz con otras áreas (Compras, Marketing, Ventas) implicadas en la adquisición y venta, para buscar soluciones y salida al producto. Por ejemplo, realizando promociones, descuentos para productos que estén en declive de ventas, negociar devoluciones a proveedores, detectar canales de exportación.
- Contar con un sistema informático avanzado (Sistema de Planificación de la Demanda) que nos ayude con el cálculo de necesidades de aprovisionamiento (qué pedir, cuándo y cuánto pedir) es un factor clave para optimizar nuestro inventario, de tal forma que nos ayude a conseguir el equilibrio buscado entre el Stock y el nivel de servicio.
El exceso de inventario forma parte de la gestión de cualquier departamento de logística; debemos trabajar con datos que nos permitan visualizar con mayor claridad en dónde se está originando el problema.
La acumulación de inventario no se comporta igual en todas las empresas que gestionan producto, las causas y las soluciones incluso no son las mismas, pero debe existir un control y seguimiento de esta situación para poder tomar las medidas más adecuadas según sea nuestro modelo de negocio.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido tanto de entrada como de salida, o sea una rápida rotación.
