Principales problemas de las ordenes de compra con distribuidores

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Uno de los problemas de numerosas empresas durante el proceso de venta, es la recepción y gestión de las ordenes de compra, sobretodo cuando la empresa trabaja con distintos distribuidores, esto puede obstruir los procesos dentro de la organización y la relación con los clientes.

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Crea clase de Distribuidores

Para poder impulsar las ventas es necesario que cada empresa conozca a sus socios comerciales. Lo más recomendable es crear distintas clases de distribuidores para ofrecerles productos, precios y descuentos de acuerdo a su perfil. Lo anterior ayudaría al control de inventarios, facilitaría  al equipo de trabajo y mejoraría la comunicación y negociación con los distribuidores.

Las órdenes accidentales. 

¿Los socios comerciales ordenaron el artículo incorrecto? O ¿la cantidad equivocada? Este es un error muy común cuando se generan ordenes de compra vía telefónica o levantamientos de pedido en papel, pues en el momento no se tienen a la mano los datos actuales de inventarios o precios. Cuando esto sucede el número de problemas de las ordenes de compra crecen conforme al número de transacciones que se llevan a cabo.

Una forma de contrarrestar este tipo de situaciones es tener a un equipo de personas que vigilen el proceso de recepción y captura de ordenes de compra, pero esto suele tener un costo elevado para la empresa. La mejor solución para la organización es contar con un sistema que permita realizar pedidos de forma intuitiva y personalizada; a mediano plazo esta inversión ha demostrado ser de las más redituables para las empresas alrededor del mundo.

Con o sin descuento

Muchas de las decisiones de compra están relacionadas con la estrategia de gestión de riesgos de una empresa: cuanto menor es el costo, menor es el riesgo.  Sin embargo, no a todos los socios comerciales se les puede ofrecer los mismos descuentos o beneficios, lo que termina perjudicando a la empresa. Existen soluciones tecnológicas que permiten hacer distinciones en precios, descuentos y mercancías dependiendo del cliente, lo que permite evitar este tipo de conflictos.

Negados de Producto

Es probable que las transacciones de compra superen tu inventario, sin embargo, esto no indica que se deban de negar las transacciones a los clientes. En ocasiones, cuando la organización no cuenta con una plataforma adecuada, el área de ventas no tiene actualizado el inventario de acuerdo al almacén, o bien, los vendedores dan preferencia de productos de acuerdo a la clasificación de distribuidor dejando productos sin existencia para otros socios comerciales.

Sin embargo, existen plataformas que brindan visibilidad completa del inventario, incluyendo cuántas piezas existen de cada producto. Esto permite que todas las áreas de las organizaciones se preparen para la recepción de pedidos, sobre todo inventarios y ventas para poder solventar todos los deseos de sus socios comerciales.

Inconvenientes de entregas y confirmación

Muchas veces, al no contar con plataformas que permiten la comunicación asertiva entre socios comerciales los acuerdos e información importante, (incluyendo) documentos, se pierden en el intercambio.

Por ejemplo, cuando los socios comerciales no reciben un Aviso Anticipado de Embarque y el envío de mercancías no se da como ellos lo esperaban, estos mismos tienen la posibilidad de rechazar el pedido por completo.

Este tipo de situaciones pueden ser muy costosas para la organización, sobretodo al largo plazo cuando no son corregidas a tiempo.

Existen muchas herramientas tecnológicas en el mercado que no sólo permiten tener una visión completa del inventario, si no también permiten que tus socios comerciales realicen pedidos a cualquier hora del día y en cualquier momento, y así olvidarte por completo de los problemas de las ordenes de compra, entre otros inconvenientes.

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