Hoy en día los detallistas que cuentan con un método o sistema que facilita la conexión con sus socios comerciales tienen una ventaja competitiva significativa por encima de sus competidores.
Order to Cash (O2C) es un buen ejemplo de los sistemas que se utilizan actualmente durante el proceso de compra que existe entre proveedores y clientes.
Esta solución se encarga de automatizar las operaciones que intervienen en el proceso logístico que va desde la solicitud de la mercancía hasta su pago.
Los Proveedores Autorizados de Certificación son una parte importante de el proceso compra-venta, pues prestan sus servicios para la generación de comprobantes fiscales digitales así como su validación; adicional a esto algunos PACs, como Ekomercio, desarrollan interconexiones de sistemas entre proveedor y socio comercial para su comunicación electrónica.
Los Proveedores Autorizados de Certificación son una pieza clave para el buen funcionamiento de esta solución.
Desde una perspectiva donde intervienen 3 actores (cadena comercial, el PAC y el proveedor) el Order To Cash funciona de la siguiente manera:
- La Orden de compra es enviada por el cliente o cadena comercial al proveedor. Esta información se encuentra en un formato TXT, XLS, entre otros y contiene los datos de los productos o servicios, especificando información relevante como tipo de producto, número de unidades, fechas y ubicaciones de entrega.
- La Orden de compra es traducida por un buró de servicios y retransmitida al proveedor, impactando automáticamente su ERP.
- Posteriormente el proveedor se encarga de elaborar la factura electrónica cumpliendo los requisitos fiscales y comerciales que requieren estos comprobantes. En este momento el Proveedor Autorizado de Certificación valida la factura y retransmite a la cadena comercial y al Servicio de Administración Tributaria.
- A su vez el proveedor manda un Aviso de envío con datos de la mercancía directamente a la cadena comercial. Este aviso también es conocido como confirmación de recibo de embarque, conteniendo los detalles de los productos recibidos en las condiciones acordadas. La confirmación de recibo es fundamental para el proceso de cobranza.
- El PAC manda la factura electrónica a la cadena comercial en dos formatos (PDF, XML), la cadena revisa detenidamente que la información de la factura sea correcta para poder liberar la transferencia por el pago de mercancía o en caso de haber errores en el CFDI poder solicitar los cambios pertinentes.
En Ekomercio contamos con una solución de Order To Cash ideal para los proveedores de las Cadenas Comerciales que permite centralizar, administrar y validar todos los documentos que forman parte del proceso compra-venta. Para conocerla haz clic aquí
