¿Qué tan importante es el control de gastos de viaje en mi empresa?

Autor: Liliana Rangel

Los recursos económicos asignados a una persona que se traslada o se desplaza con motivos relacionados al trabajo, se conocen como viáticos o gastos de viaje.

Los gastos de viaje dentro de una organización cobran vital importancia ya que son dependientes de factores externos los cuales muchas veces suelen ser cambiantes, como el precio de los combustibles (que suelen elevarse de acuerdo al comportamiento del petróleo), el dólar, entre otros.

Los viáticos cuentan con un tratamiento fiscal especial, el cual debe de conocerse para saber cuáles son, o no, deducibles.

Diagnóstico de los gastos de viaje

El objetivo de las organizaciones debe de ser controlar y administrar de una mejor manera los gastos que se hacen en los viajes de negocio, lo cual no necesariamente implica reducir la calidad de estos.

Una manera de llegar a lo anterior, es a través de una inspección o auditoría la cual tiene el objetivo de analizar lo siguiente:

  • ¿Durante un viaje, qué transporte se va a utilizar? El tiempo que se tiene para pagarlo así como la forma de pago.
  • ¿Cuál es el gasto total del viaje? Identificar la categoría en se puede viajar (primera clase, turista)
  • ¿Cómo se gasta? Condiciones a seguir durante el viaje
  • ¿Por qué se gasta?
  • ¿Qué beneficios brinda el viaje a la organización?

Resultados de la auditoría

Este tipo de auditorías brindarán una mejor visión sobre los gastos de la empresa además de tener los siguientes beneficios:

  1. Se tendrá un mejor control de viáticos y las actividades derivadas de estos
  2. Los trabajadores pueden ser más productivos y eficientes al evitar viajes largos que abarquen gran parte de su tiempo
  3. Se identificarán nuevas soluciones que cumplan o rebasen las necesidades reales de la empresa
  4. Surgirá una reestructuración en la política de gestión de viáticos

Lo importante es que los gerentes de las grandes empresas utilicen sistemas de gestión más especializados, que analicen y eviten gastos los cuales sin su debida planeación serían más caros de lo esperado; un control de gastos eficiente brindará beneficios a las organizaciones los cuales se podrán identificar en el corto plazo.

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