Detrás de la adquisición de cualquier producto en los puntos de venta existe un proceso en donde intervienen 3 actores principales: un fabricante, un transportista y un minorista.
Este proceso comienza en una cadena de suministro con una orden de compra y termina con el pago de la misma.
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El intercambio electrónico de datos permite que este proceso se realice de manera automática sin el uso de papel, pues la información de las mercancías es capturada en códigos de barras o etiquetas RFID. Esta información viaja o es procesada por sistemas computarizados e interconectados a través de las diferentes áreas, lo que aumenta la productividad del área de suministro y tiene un impacto final en el punto de ventas.
El siguiente diagrama ejemplifica la automatización en la cadena de suministro sin papeles:
Proceso de adquisición de mercancías
- Recepción de la Orden. Una vez recibida la orden se revisa en el sistema la disponibilidad de mercancías, esta se confirma y se manda la información necesaria al Departamento de Envíos para la preparación de la mercancía.
- Preparación de la Orden y el Envío. Durante este proceso se escanean los códigos de barras registrando así automáticamente toda la información necesaria para el aviso de envío electrónico. Posterior a esto se prepara el envío y se registran los datos de trazabilidad del paquete (si corresponde).
- Envío de las mercancías (Transportación). Si un proveedor de servicios de logística realiza la expedición de mercancías, entonces este clasifica las mercancías a enviar, y realiza el aviso de envío, con toda la información sobre la mercancía contenida (número de lote, fecha de consumo, etc.). Se carga el camión y se entrega al minorista.
- Recepción de las mercancías. El minorista recibe el Aviso de Envío. Este lo registra, lo escanea y compara las mercancías con el Aviso de Envío para confirmar que todo coincide. En este paso el minorista se convierte en el propietario de las mercancías entregadas (Transferencia de la propiedad legal). Posterior a esto se envía de manera automática un mensaje de Aviso de Recepción de las mercancías.
- Recepción de la factura emitida por el Fabricante. Cuando el proveedor recibe el Aviso de Recepción, envía la factura al minorista, la cual debe coincidir con la mercancía entregada.
- Pago al proveedor. Una vez recibida la factura el minorista puede efectuar el pago el cual se puede ver reflejado automáticamente en los sistemas de cuentas por cobrar del proveedor. Por último, como proceso manual, el minorista coloca las mercancías en los mostradores llevando un control del nivel de existencias en Puntos de Venta. Una vez que un producto esta próximo a terminarse, el proceso se repite comenzando por la orden de compra.
