Según algunos estudios, los gastos de viaje son algunos de los gastos más difíciles de gestionar para las empresas. Hoy en día, para tener una mejor administración de viáticos, existen tendencias y herramientas tecnológicas que las áreas administrativas deben de conocer para hacer su trabajo más eficiente.
A continuación te compartimos algunas herramientas que sin duda te facilitarán este proceso de gestión de viáticos:
- Apps móviles
El uso de aparatos móviles como smartphones, tablets o laptops aportan flexibilidad, fácil traslado y control en tiempo real para los viajeros de negocio, sin embargo con estos aparatos no basta, pues su manipulación será la clave para solucionar problemas y tener mejores opciones para controlar gastos de viajes empresariales.
Muchas aplicaciones móviles permiten cambiar un vuelo, rentar un auto o reservar una habitación de hotel de último minuto fácilmente. Los empleados pueden tomar fotografías de sus recibos, adjuntar imágenes o Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) a los reportes de gastos y deshacerse de los montones de papeles.
- Rastreo para un mejor viaje
Estudios de Forrester Research indican que el mercado de la tecnología de localización podría llegar a 25 000 millones de dólares en ingresos, lo cual indica que podría haber más de 1 millón de instalaciones con equipos de infraestructura (incluyendo puntos de acceso Wi-Fi y antenas de Bluetooth).
Hay que analizar que si el mercado de localización tiene un crecimiento explosivo, la industria de los viajes de negocios tiene todo el potencial para mejorar drásticamente la experiencia de los hombres y mujeres de negocios. Por ejemplo hoy por hoy las líneas aéreas y aeropuertos ya cuentan con sensores para rastrear el flujo de pasajeros e identificar obstáculos, lo cual permite a los proveedores de viajes alertar a los pasajeros a través de correos electrónicos, mensajes de texto y aplicaciones de viaje, si un vuelo viene retrasado o es cancelado, también si hay cambios en una puerta de salida, etc.
- Pagos virtuales
De acuerdo con American Express, el uso de tarjetas de viajes aumentó a nivel global un 30% en 2015 con respecto al año 2014, este dato es alentador para las personas que viajan por parte del trabajo y además buscan aplicar una política coherente y mantener la seguridad de los pagos.
Las tarjetas empresariales de gastos funcionan de la misma manera que las tarjetas de crédito convencionales, pero con beneficios adicionales, como los límites de gastos, datos de fecha, el uso del tiempo y controles de categoría comercial; todas estas medidas mejoran la seguridad y evitan el mal uso de los fondos de la empresa por parte del viajero. Sin duda las soluciones empresariales que garantizan los pagos virtuales ofrecen más tranquilidad al gestor de viajes corporativos.
Al ritmo actual en el que se mueve la innovación, el impacto de estos avances móviles será más visible dentro de unos 3 años pero sin duda marcan un camino a seguir. Los administradores dentro de las empresas comienzan ya a aprovechar estas tendencias, y tu ¿qué esperas?
