Ser un proveedor conlleva una gran responsabilidad. Ser proveedor es una manera de que tu empresa crezca impulsada por otra. Sin embargo, todas las grandes compañías cuentan con un sistema de gestión de proveedores, el cual tiene el objetivo de llevar un orden y que las soluciones empresariales que ofrecen otras empresas no se conviertan en un dolor de cabeza.
Por eso, si estás pensando en convertirte en un proveedor estás obligado a tomar en cuenta ciertos elementos que deberás convertir en buenas prácticas. El primero será tener en orden los siguientes documentos (ya que es de lo principal que te pide cualquier empresa):
- Representante legal y comercial
- CV Empresarial
- Contacto con una dirección física, correo electrónico y teléfono
- Características del artículo que quieres vender
- Éste deberá cumplir con las Normas Oficiales Mexicanas y también las Internacionales
- Tener un empaque que te permita vender tu producto en tiendas de autoservicio
- Precio costo y precio de venta sugerido
- ¿Dónde vendes y el tipo de entrega que realizas?
- Un ejemplo del tipo de factura comercial que emites
- Y claro: tener tu contabilidad financiera en orden, lo que significa estar dado de alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y emitir facturas.
- Recuerda que hoy en día es indispensable emitir facturación electrónica
Dependiendo el tipo de artículo que vendas se te pedirán requisitos de seguridad física o seguridad alimentaria, así que asegúrate de tener todo en orden. Después de este paso, que podrás hacer de manera interna, revisa contar con lo siguiente:
- Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes
- Acta constitutiva, si eres una persona moral (regularmente la piden en fotocopia)
- Poder notarial del apoderado legal; ojo, esto solo cuando seas una persona moral
- Copia del formulario R1 y R2 de alta ante la SHCP
- Una copia simple de identificación oficial vigente (INE o Pasaporte)
- Una copia del estado de cuenta de tu empresa
Y aunque los requisitos pueden varias de una compañía a otra, los mencionados anteriormente son los que, por ley, se piden.
Empresa de calidad, el proveedor ideal
Además de reunir estos requisitos, recuerda que una empresa que busca retos nuevos todos los días debe cumplir con ciertos estándares internos que le permitan competir con cualquiera. Por ejemplo, llevar un control de inventarios certero, ya que así se evitará esa bochornosa frase…“Por el momento no cuento con ese producto”.
Al final del día, llevar una contabilidad financiera puntual, tal vez apoyada por un software para empresas nos ayude a convertirlo en ingresos para nuestro negocio.
Por eso, no olvides (si buscas ser proveedor)
- Cumplir puntualmente con tus obligaciones fiscales, como tu declaración de impuestos y tu declaración anual
- Contar con un sistema administrativo que te ayude a tener en orden todos los requisitos anteriores
La otra cara de la moneda
Pero también toda empresa que busque proveedores para fortalecer su cadena de suministro y de valor debe tomar en cuenta ciertas consideraciones para llevar a cabo una buena gestión de proveedores:
- Que en tu área de inteligencia de negocios haya un espacio destinado a la gestión de proveedores y se cerciore que todos los documentos requeridos estén en orden.
- Que los encargados de la captura de datos y revisión de documentos se apoyen de un software de gestión para minimizar posibles errores.
Solo así, quienes buscan convertirse en proveedores y claro, quienes necesitan de ellos, podrán crear una sinergia que se convierta en un ganar-ganar. No es cosa del otro mundo: basta con tener documentos en orden, los requisitos que marcan las leyes fiscales mexicanas y, por supuesto, ofrecer los mejores productos y servicios del mercado.
