El proceso de las ordenes de compra con cadenas comerciales

Autor: Ekomercio Electrónico

EDI es una norma desarrollada para integrar sistemas desconectados, en el mundo de los negocios. Cada empresa utiliza sus propios sistemas para gestionar su negocio y la falta de conexión entre los sistemas requiere de un protocolo común que ayude a los sistemas a que interactúan entre sí.

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Uno de los primeros procesos donde las organizaciones implementan la Integración B2B es en el intercambio de ordenes de compra. El intercambio de las órdenes de compra sucede de la siguiente manera:

  • Un comprador (por ejemplo cadenas comerciales) revisa los datos de un sistema de inventario o planificación
  • El comprador introduce datos en una pantalla en el sistema de compras para crear una orden de compra
  • El comprador espera a que la orden de compra se imprima, por lo general en un formulario especial
  • Una vez impresa la orden de compra, el comprador la envía por correo al proveedor
  • El vendedor recibe la orden de compra y lo registra en su sistema de ingreso de pedidos
  • El comprador llama al proveedor periódicamente para determinar si la orden de compra ha sido recibida y procesada

Este proceso tarda normalmente entre tres y cinco días. Esto si el emisor como el receptor manejan la orden de compra de forma rápida y suponiendo que no hubo errores en la transcripción de los datos de la orden de compra.

Consideremos ahora el mismo intercambio de documentos cuando los directores de compras deciden implementar sistemas digitales para la recepción y captura de las órdenes de compra mediante la integración B2B:

  • El comprador revisa los datos y crea el PO, sin imprimirlo
  • La solución de integración B2B crea una versión electrónica del PO y lo transmite automáticamente al remitente en cuestión de minutos
  • El sistema del vendedor recibe la orden de compra y actualiza el sistema inmediatamente

De esta manera, lo que normalmente tomaría hasta cinco días con papel y confirmaciones telefónicas, con la implementación de B2B se logra en menos de una hora al eliminar la manipulación de la mayoría de las etapas del proceso de papel.  En el mercado existen muchas herramientas que te pueden ayudar a automatizar tus procesos así como a ahorrar tiempo y recursos.

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