El intercambio electrónico de documentos nos ayuda a mejorar la velocidad y visibilidad de las transacciones comerciales, disminuyendo la cantidad de dinero que las empresas invierten en los procesos manuales. Pero el ahorro de costos está lejos de ser el único beneficio de usar EDI.
A pesar del boom que ha tenido el Intercambio Electrónico de Datos en muchos sectores y empresas alrededor del mundo, aún existen negocios que temen trabajar con EDI sin conocer a fondo las ventajas que les aportaría en un futuro.
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Debido a las diversas dudas que surgen no sólo al implementarlo sino por lo que viene después, realizamos este artículo con las preguntas más frecuentes sobre EDI:
1. ¿Qué es EDI?
Intercambio electrónico de datos se refiere al estándar para el intercambio de documentos comerciales entre empresas, como pueden ser órdenes de compra, avisos de pagos, facturas, etc., entre socios comerciales en un formato común de una computadora a otra.
2. ¿Qué empresas o personas usan el EDI?
EDI se utiliza en casi todas las industrias, pero las principales son la automotriz, aeroespacial, retail, finanzas, entre otros.
3. ¿Qué es un socio EDI o socio comercial?
Un socio de negocios EDI no es más que otra empresa con la que se intercambian documentos digitales. La mayoría de los fabricantes (ya sea en materia prima, maquinaria) disponen de una amplia red de socios comerciales a los que a veces se hace referencia como "comunidades comerciales".
4. ¿Es difícil implementar EDI?
No, incluso se puede implementar casi inmediatamente, dependiendo del tipo de solución que se elija. Si se trata de una solución basada en web alojada por el cliente, todo lo que se tiene que hacer es iniciar sesión en el portal y simplemente rellenar los formularios necesarios antes de enviar los documentos que se desean. Los sistemas más complejos requerirán que el software se instale en la red de la empresa propia, lo que permite la integración con los sistemas de back-office.
Un sistema EDI puede ser considerado como una solución evolutiva, pues a medida que el negocio crece y se cuenta con más socios comerciales, la complejidad del sistema EDI crecerá también.
5. ¿Qué es una VAN?
RVA, Red de Valor Agregado (añadido) o VAN por sus siglas en inglés (Value Aggregate network) se refiere a una misma red de interconexión para las empresas, la cual permite realizar intercambios electrónicos de documentos empresariales. Su principal característica a diferencia de otras herramientas en el mercado, es que su uso no está ligado al Internet.
6. ¿Cuál es la diferencia entre el EDI proporcionado por un VAN y el EDI entregado a través de Internet?
VAN es una red privada donde el tráfico EDI se intercambia de forma segura debido a que su uso no está ligado al internet. Los socios de negocios normalmente requieren una cuenta con una VAN EDI que actúa como un buzón electrónico para enviar y recibir documentos electrónicos. Además de enviar documentos EDI a través de una VAN también es posible enviar documentos EDI entre VAN, estos se conocen como "interconexiones". Las interconexiones también tienen sus beneficios pues brindan acceso a una gama mucho más amplia de socios comerciales distribuidos en todo el mundo.
Mientras que EDI VAN ha existido por casi 30 años, ahora, el Internet proporciona un método alternativo de la transferencia de documentos de EDI. A pesar de que los beneficios empresariales de utilizar ambos son similares, el factor decisivo de cuál utilizar dependerá del acuerdo de los socios involucrados. Idealmente, los socios comerciales de EDI necesitan utilizar el mismo método de transporte, ya sea una VAN o un intercambio directo a través de Internet. Muchas de las compañías más grandes insistirán en que todos sus proveedores deben usar el mismo método en el envío de sus documentos.
7. Un socio EDI con el que estoy trabajando me ha pedido que use una solución EDI específica, ¿tengo que utilizar exactamente este método para enviar documentos?
Las soluciones de intercambio electrónico de datos se consideran de carácter universal y existen una serie de normas de funcionamiento que rigen la forma en que las empresas deben enviar documentos EDI entre sí. La elección exacta de la solución de intercambio electrónico de datos que debe utilizarse debe alinearse con las que mejor se adapten a sus necesidades empresariales.
8. ¿Qué tipos de soluciones EDI están disponibles para mí?
Esencialmente hay tres tipos de soluciones EDI:
- El software EDI: este reside directamente en una computadora de la empresa y ofrece el nivel de flexibilidad y control más alto. El software EDI también le permite integrarse con sistemas de back office, mejorando así la eficiencia de los procesos de negocio. Los documentos EDI se intercambian directamente entre su software EDI y el de su socio comercial. Este método de comunicación "business to business" permite minimizar los retrasos, reducir los errores y brinda un método seguro de interactuar con los socios comerciales. Dado que el software para web-EDI reside en Internet, su uso requiere algún tipo de conexión a Internet.
- El EDI basado en Web: este es un proceso interactivo y requiere la introducción manual de su información EDI. Este método ofrece poca oportunidad de integración y disminuye el control que tiene sobre las operaciones del día a día, pero dado que los datos con un sistema EDI basado en web son interactivos, la personalización del proceso EDI es muy limitada, por lo regular se requiere de un profesional en el tema.
- Empresas de servicio de EDI: estas actúan como contratistas (intermediarios) de EDI que realizan las operaciones de intercambio electrónico de datos en nombre de la empresa. Una compañía que brinda servicios EDI proporciona un menor control sobre sus operaciones diarias y la menor oportunidad de integración de datos con sistemas empresariales. La mayor parte del trabajo la hacen estos intermediarios.
9. ¿Por qué elegiría alguno de estos tipos de soluciones EDI?
Lo primero que se debe considerar es el impacto que el EDI tendrá en sus procesos de negocio. Dado que las soluciones basadas en la web y las empresas de servicio EDI tienen un elemento "manual" incorporado en el proceso, existe la posibilidad de introducir errores en el proceso empresarial. El software EDI le permite intercambiar datos directamente con los sistemas de back office, eliminando así los errores manuales en el proceso.
Lo importante al elegir cualquier solución EDI, es recordar la influencia que tendrá en la operación de su empresa.
10. ¿Necesito experiencia específica para poder hacer EDI?
No, en la mayoría de los casos no se necesitará experiencia en EDI para hacer uso de este. Incluso el nivel de experiencia necesitada está directamente relacionado con el tipo de solución de intercambio electrónico de datos que elige la empresa. Las soluciones de intercambio electrónico de datos basadas en Internet son normalmente "alojadas" por esta empresa y sus trabajadores pueden acceder a ella a través de un navegador web. Por lo tanto, este es el método más sencillo de interactuar con un sistema EDI. Pero si decide implementar el software EDI, lo mas recomendable es pedirle al proveedor EDI que realice una capacitación o asesoría simple para los empleados.
11. He oído hablar del outsourcing de servicios de TI. ¿Es posible hacerlo con EDI?
Sí, como con cualquier otra forma de tecnología de TI, EDI puede ser subcontratado a una empresa con los recursos necesarios para administrar las necesidades de EDI. Hay que buscar que este proveedor cuide y abarque los requisitos de EDI completos, como desarrollar mapas para unir documentos a socios de reclutamiento para formar comunidades comerciales.
12. ¿Es posible negociar electrónicamente con empresas en otros países? En caso afirmativo, ¿cómo se logra?
Sí, es posible negociar electrónicamente con proveedores de otros países mientras la empresa proveedora de servicios EDI este asociada al país con el que se busca trabajar.
13. He oído hablar de varias asociaciones y estándares de datos relacionados con EDI. ¿Son importantes?
Sí, las asociaciones de la industria son muy importantes, ya que le permitirá implementar las mejores prácticas de la industria y obtener una mejor comprensión de lo que están haciendo otras empresas en términos de uso de EDI. También trabajan estrechamente para desarrollar estándares de la industria para el intercambio de documentos. Estos son importantes para entender si desea implementar EDI correctamente y, por tanto, obtener una ventaja competitiva en el mercado.
14. He oído que EDI es una tecnología relativamente antigua. ¿Es esto cierto?
EDI ha existido por más de treinta años y es considerado como una tecnología de TI muy madura. Debido a que EDI está tan arraigada dentro de muchas compañías, es muy difícil reemplazarla con otra tecnología de la noche a la mañana. EDI ha adoptado nuevas tecnologías, por ejemplo el internet, con el objetivo de mantenerse como una herramienta de negocios eficiente para la comunicación de documentos entre empresas.
15. ¿Ekomercio maneja soluciones EDI?
Sí, en Ekomercio trabajamos con soluciones EDI. Nuestra plataforma EDI Web permite al usuario recibir, consultar, administrar y descargar la información EDI recibida de cualquier socio de negocios con el que tenga intercambio electrónico.
Además te recomendamos leer nuestro artículo: Estándares de documentos Edi ¿qué significan y para qué se utilizan?
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