Las ordenes de compra son un componente vital para todos los negocios exitosos pues son requerimientos que envía un comprador a un proveedor cuando necesita enajenar algún bien o producto de este.
Existen varios elementos que no pueden faltar en una orden de compra por ejemplo el tipo de producto, la cantidad y el precio. Entre más específica sea la orden y más detalles incluya, más efectiva será la transacción.
Cuando el proveedor acepta una orden de compra se forma inmediatamente un contrato entre las dos partes. De esta manera ambas quedan protegidas legalmente lo que resulta sumamente conveniente en caso de que el proveedor no envíe los productos acordados o el comprador no pague el monto establecido.
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Los compradores emiten una orden de compra indicando lo que desean adquirir del proveedor; los vendedores emiten recibos, así como facturas electrónicas para que el comprador pague el monto que cubrirá esta transacción.
La orden de compra y la factura electrónica contienen información similar y es importante que las facturas lleven como referencia el número de la orden de compra para saber a cuál transacción está ligada.
Muchas empresas deciden evitar las ordenes de compra por el exhaustivo papeleo o bien, porque tienen una buena relación comercial con sus proveedores. Puede ser que esta situación no cause problemas cuando los negocios son pequeños, sin embargo con el tiempo y cuando las empresas crecen, sus demandas se vuelven más específicas, urgentes o complejas, este tipo de situaciones pueden ser solucionadas y evitadas con el uso de las ordenes de compra.
Hoy en día las ordenes de compra en las grandes empresas son archivos digitales que se integran directamente a los ERPs con la finalidad de automatizar procesos y hacer las transacciones comerciales más eficientes.
¿Por qué son ineficientes los procesos manuales?
Existen muchas empresas hoy en día que siguen realizando y enviando ordenes de compra en archivos de papel.
Recuerda que la mayoría de las empresas procesan hasta 7 documentos diferentes en un solo ciclo de compra: pedidos, órdenes de compra, presupuestos, confirmaciones de pedido, avisos de bienes recibidos, albaranes y facturas.
Con una cantidad de documentos tan grande, puede ser fácil perder de vista muchos detalles importantes para la transacción. De igual manera los documentos en papel pueden sufrir alteraciones, se pueden perder o destruirse fácilmente. Esto le puede causar a tu empresa una pérdida de dinero importante así como tiempo y recursos.
Más allá de la digitalización de las ordenes de compra existen sistemas EDI que permiten la traducción y mapeo de estas ordenes de manera instantánea. Este proceso resulta conveniente para las grandes empresas pues en el momento que reciben la orden de compra se integran a su ERP y afectan a su inventario de manera automática sin necesidad de alguna intervención manual.
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Te compartimos la infografía donde explicamos cómo funcionan las ordenes de compra y su importancia.
Órdenes de compra y su importancia en las transacciones comerciales
En los negocios exitosos, las ordenes de compra, son un componente vital. Al existir una orden de compra, se forma inmediatamente un contrato en el cual quedan protegidas ambas partes, tanto vendedor como proveedor.
¿Cuál es la diferencia entre orden y recibo de compra?
- Orden. La emite el comprador sobre lo que necesita de su negocio. Tiene impreso el tipo de producto, cantidad y precio de la adquisición.
- Recibo. La emite el vendedor (factura electrónica). Contiene el número de la orden como referencia de que corresponden a la misma transacción
La mayoría de las empresas procesan hasta 7 documentos diferentes en un sólo ciclo de compra.
¿Por qué son importantes las ordenes de compra?
Cuando las empresas crecen, sus demandas se vuelven más específicas, urgentes y complejas, estas situaciones pueden ser solucionadas con las ordenes de compra.
Evítalo. Para evitar el papeleo, muchas empresas prefieren no usar las ordenes de compra dañando así su buena relación comercial con proveedores
Olvida los procesos manuales
Los documentos en papel se pueden perder, sufrir alteraciones o ser destruidos fácilmente.
Esto causa pérdidas de dinero, tiempo y recursos.
Por otro lado, existen sistemas EDI que permiten la traducción y mapeo de las ordenes de compra de manera instantánea, lo que quiere decir que en el momento en el que recibes las ordenes de compra estas se integran a tu ERP y afectan tu inventario de manera automatizada.
Este tipo de sistemas tiene un peso importante en grandes compañías pues significan un ahorro de tiempo y dinero importante para ellas.
